Ringkasan

 

Sejak pandemi COVID-19, semua kegiatan atau acara yang bersifat onsite sementara ditiadakan untuk mematuhi protokol kesehatan yang telah ditetapkan. Namun koordinasi dan komunikasi untuk setiap kegiatan pekerjaan masih membutuhkan komunikasi tatap muka. Oleh karena itu, fasilitas Video Conference menjadi jawaban bagi Pemerintah. Dengan adanya Video Conference atau Virtual Meeting, maka pertemuan dapat dilakukan meski terbatas jarak. Selain itu, virtual meeting juga menjadi jawaban atas efisiensi anggaran, terutama untuk Belanja Perjalanan Dinas, Makan Minum Rapat, Transportasi, dan Administrasi Perkantoran seperti Belanja ATK dan Penggandaan menjadi dapat ditekan karena setiap Undangan Rapat dapat disampaikan secara digital melalui email maupun instant messaging. Kemudian, virtual meeting memungkinkan seseorang menghadiri lebih dari satu event dalam waktu yang berdekatan. Fleksibilitas dan efisien waktu menjadi salah satu keuntungan dari penerapan virtual meeting. Sejak pandemic COVID-19 merebak di Indonesia, Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat telah menerapkan Virtual Meeting untuk kebutuhan Pimpinan maupun memfasilitasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemprov. Kalbar. Kamera dan akses internet standar pun ditentukan demi kelancaran rapat virtual tersebut, karena keduanya adalah hal krusial dalam penyelanggaraan pertemuan virtual yang baik dan lancar. Hingga saat ini terdapat lebih dari 395 pertemuan virtual yang diselenggarakan dan diikuti oleh Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat. Jika setiap pertemuan memerlukan dana Perjalanan Dinas sebesar Rp15. 000. 000,- dan Biaya Makan Minum untuk rerata peserta rapat sebanyak 100 orang yaitu sebesar Rp6. 500. 000,-, maka efisiensi biaya setiap rapat adalah Rp21. 500. 000,-pertemuan. Sehingga jika jumlah pertemuan virtual sebanyak 395 meetings selama 8 bulan, maka efisiensi anggaran diperkirakan sebesar Rp8.492.500.000.pada bulan Maret 2020, kasus pertama COVID-19 muncul di Indonesia. Sejak saat itu, pemerintah pusat telah menerapkan protokol kesehatan dan menganjurkan agar karyawan atau pegawai kantor untuk lebih banyak bekerja dari rumah sehingga mobilitas orang dapat berkurang. Karena hal tersebut, maka banyak perencanaan dan kegiatan kantor yang akan dilakukan tertunda karena sebagian besar kegiatan bersifat tatap muka. Oleh karena itu, pemerintah pusat sangat menganjurkan agar setiap pemerintahan di daerah dapat memanfaatkan teknologi tatap muka secara virtual melalui berbagai aplikasi perusahaan swasta. Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat melalui Dinas Komunikasi dan Informatika bergerak cepat atas hal tersebut dan akhirnya membeli lisensi akun agar kegiatan pemerintahan daerah terutama koordinasi antar OPD dapat tetap berjalan. Selain itu, Diskominfo Prov. Kalbar juga menyiapkan infrastruktur dan SOP terkait penyediaan fasilitas video conference bagi OPD yang membutuhkan fasilitasi mengenai hal ini. Dengan adanya penyediaan fasilitas video conference, maka efisiensi biaya dari sisi perjalanan dinas, makanan dan minuman rapat, dan sewa gedung dapat ditekan hingga seminimal mungkin. Selain itu, fleksibilitas lokasi kerja juga dapat diatur dimana peserta yang mengikuti video conference dapat mengikuti kegiatan dari lokasi manapun sesuai kondisi.Kegiatan kegiatan pimpinan dan perangkat daerah dapat tetap terlaksana tanpa pertemuan langsung untuk mencegah menyebaran covid - 19 , Pandemi COVID-19 “memaksa” masyarakat untuk lebih “melek” dan memanfaatkan teknologi untuk tidak tertinggal dan dapat bertahan hidup. Teknologi video conference sebenarnya telah diterapkan standarnya oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika sejak tahun 2013. Di Indonesia, teknologi ini baru booming tahun 2020 ini. Oleh karena itu,penggunaan teknologi ini dibutuhkan prosedur dan sumber daya yang benar dan tepat sehingga penyelenggaraan kegiatan yang bersifat tatap muka secara virtual dapat berjalan dengan baik. Selain itu, video conference ini membawa perubahan pikiran bagi setiap masyarakat bahwa koordinasi, rapat ataupun kegiatan tidak perlu wajib dilakukan secara onsite. Beberapa kegiatan lain bisa dilakukan tatap muka secara virtual. Penetapan SOP penyelenggaraan, perangkat yang digunakan hingga tim teknis mungkin perannya terlihat sangat kecil namun hal-hal inilah dasar yang dapat mendukung penyelenggaraan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik yang tepat dan optimal.

Link video belum tersedia