Ringkasan

Pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan surat sudah seharusnya menjadi prioritas dalam pengembangan sistem kearsipan di suatu instansi pemerintah, karena sistem pengelolaan arsip secara konvensional dianggap sudah tidak relevan lagi pada kondisi saat ini yang menuntut Birokrasi lebih cepat dan tanggap memberikan pelayanan publik seiring dengan semakin meningkatnya kebutuhan mobilitas para pengguna layanan publik. Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat saat ini mengharuskan Birokrasi harus cepat beradaptasi agar responsif terhadap perubahan besar gaya hidup manusia secara global. Perkembangan teknologi informasi harus direspon oleh instansi pemerintah dengan mendesain sistem informasi berbasis teknologi komputer atau website. Sistem informasi yang didukung teknologi informasi dapat memberikan nilai tambah bagi instansi pemerintah jika didesain menjadi sistem informasi yang efektif. Teknologi informasi sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan sistem informasi yang tangguh dan mampu melahirkan keunggulan kompetitif ditengah persaingan yang semakin ketat. Saat ini banyak yang sudah menerapkan penggunaan teknologi informasi yang telah disesuaikan dengan kebutuhan dalam meningkatkan suatu kinerja instansi pemerintah. E-Tracking Surat merupakan sebuah sistem layanan aplikasi berbasis web yang berfungsi untuk mempermudah seluruh perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat untuk memperoleh informasi mengenai surat-surat yang naik ke pimpinan (Gubernur, Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah). Aplikasi ini merupakan sebuah inovasi yang dapat memudahkan Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam hal pengelolaan surat menyurat secara efektif dan dirancang sebagai aplikasi berbasis web yang akan mempermudah pengelolaan administrasi surat menyurat tanpa terhalang oleh batas ruang dan waktu. Pembuatan inovasi E-Tracking Surat ini dilatarbelakangi oleh beberapa faktor yaitu (1) kehilangan surat/dokumen, (2) terlambatnya Informasi/disposisi pimpinan sampai ke perangkat daerah, (3) tracking surat dan (4) penomoran surat masih secara manual. Keberadaan aplikasi E-Tracking Surat ini nantinya akan merubah sistem kerja Aparatur Sipil Negara (ASN) khususnya pada Tata Usaha Pimpinan yang dulunya masih menggunakan pencatatan surat dan informasi secara manual melalui buku agenda surat menjadi lebih modern melalui pencatatan surat secara online yang menghasilkan output informasi arsip surat secara digital.Tujuan Inovasi Pengelolaan Surat Masuk untuk memberikan layanan informasi kepada masyarakat, organisasi dan perangkat daerah terkait surat yang disampaikan. Dengan mengembangkan program aplikasi sistem informasi maka masyarakat, organisasi dan perangkat daerah dapat dengan mudah mendapatkan informasi yang diinginkan.Manfaat yang diperoleh adalah memudahkan Stakeholders (pemangku kepentingan) mendapatkan informasi dari surat masuk yang disampaiakn ke Pimpinan tanpa batasan ruang dan waktu, terciptanya pengelolaan surat masuk secara efektif dan efisien.Hasil inovasi ini adalah pencatatan surat masuk terkelola dengan baik, tracking surat masuk jelas dan tindak lanjut dari pimpinan terhadap surat masuk terinformasikan/tercatat dengan berbasis sistem Informasi http://pimpinan.kalbarprov.go.id

Link video belum tersedia